Academy.vn * Học tiếng anh * Cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp

Cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp

2016-09-12 11:28:00

Hướng dẫn kỹ năng, cách viết email bằng tiếng anh trong kinh doanh, xin việc, thương mại...và những lỗi cần tránh cũng như những từ viết tắt thường sử dụng khi viết một bài email bằng tiếng anh chuyên nghiệp đầy đủ nhất.

Có mấy cách viết email trong tiếng Anh?

Trong tiếng anh có 2 loại email cơ bản: “formal email” và “informal email”.

  • Fomal có nghĩa là trang trọng, những bức email loại này thường là email xin việc, email phàn nàn, khiếu kiện, email quảng cáo của công ty,..
  • Informal thì đó thường là những email viết cho người thân, bạn bè, những người có quan hệ thân thiết, gắn bó, và không cần khách sáo, câu nệ câu chữ.

Cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp

Làm thế nào để viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp?

Một bức thư email tiếng Anh chuyên nghiệp, dành cho cả fomal và informal bao gồm 3 phần chính: Mở đầu (beginning), Thân (Body) và Kết thúc (Ending).

  •  Greeting (Chào hỏi)
  •  Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
  •  Introduction (Giới thiệu)
  •  Main point (Nội dung chính)
  •  Concluding sentence (Kết thúc email)
  •  Signing off

Cách viết Formal Email

1. Phần mở đầu

- Hãy mở đầu bức thư bằng một lời chào.

Ex: Dear Mr. Castle/ Dear Mrs. Beckket/ Dear Miss Bradley (Nếu bạn sử dụng Mrs hoặc Miss khi gửi thư cho phụ nữ thì phải chắc chắn rằng người đã kết hôn hay chưa. Và nhớ là không sử dụng “first name” trong trường hợp này)

Dear Sir/ Dear Madam (trường hợp bạn không biết người nhận thư sẽ là nam hay nữ thì hãy viết chung Dear/Dear Dr. Smith Dear Captain Morgan….

2. Phần thân

- Nếu bạn đang viết email trả lời cho ai đó.

Ví dụ có khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty bạn và bạn đang viết email hồi đáp, bạn có thể nói “Thanks for contacting Asus Company”. Hoặc công ty tuyển dụng mà bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại email để xác nhận một số thông tin của bạn, bạn hãy nói “I am very happy to receive your email”

- Việc bạn cảm ơn hoặc nói “tôi rất vui khi nhận được email” làm người đọc cảm thấy thoải mái và cảm giác được tôn trọng, đồng thời làm cho bạn trở nên lịch sự hơn

- Đi vào mục đích chính của email. Hãy nhanh chóng đi vào mục đích chính của email rồi chuyển đến các phần khác. Hãy nhớ rằng mọi người muốn đọc email một cách nhanh chóng nên hãy viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu.

- Nếu bạn là người chủ động viết email, thì không cần có các dòng cảm ơn ở trên, thay vào đó bạn có thể viết theo các mẫu câu sau:

* I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of secretary/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces (Tôi viết thư để đặt trước phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí thư ký/ để xác nhận việc đặt trước vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn)

* I am writing with regard to the sale of Lumia Smartphone/ to the complaint you made on 26th January (Tôi viết thư này liên quan đến việc bán sản phẩm điện thoại thông minh Lumia/ để giải đáp những phàn nàn của bạn vào ngày 26 tháng hai)

* With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 20% of the product for you (Liên quan đến cuộc thảo luận trên điện thoại của chúng ta vào ngày thứ bảy, tôi muốn cho bạn biết rằng chúng tôi sẽ bồi thường 20% giá trị sản phẩm cho bạn)

- Sau đây là một nội dung cơ bản mà có thể liên quan đến việc viết email của bạn

Một số cấu trúc câu cơ bản bạn có thể sử dụng để luyện viết email bằng tiếng anh

* Making a request/ asking information (Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin)

Ex:

Could you please let me know if you can attend our aniversary party 6th/ if you are available for a meeting on 19th February? (Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm lần thứ 6 của chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 19 tháng giêng)

I would appreciate it if you could please send me a brochure/ if you could please reply within two days. (Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể vui lòng gửi cho tôi cuốn sách quảng cáo nhỏ/ nếu bạn có thể vui lòng trả lời cho tôi trong vòng 2 ngày)

Please let me know how much the tickets cost and promotions (Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mãi)

* Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)

Ex:

We are happy to let you know that your article has been selected for publication (Chúng tôi rất vui khi thông báo cho bạn biết rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản)

We are willing to arrange another meeting with the manager (Chúng tôi sẵn sàng để sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý)

Should you need any further information, please to contact us (Nếu bạn cần thêm bất kì thông tin nào, làm ơn liên hệ với chúng tôi)

We regret to inform you that the show has been cancelled due to bad weather conditions (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng chương trình biểu diễn đã bị hủy bởi vì điều kiện thời tiết quá xấu)

* Complaining (phàn nàn)

Ex:

I am writing to express my dissatisfaction with your staff/ to complain about the quality of your produce (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với đội ngũ nhân viên của bạn/ để than phiền về chất lượng sản phẩm của bạn)

We regret to inform you that your payment is considerably overdue (Chúng tôi rất tiếc thông báo cho bạn rằng thanh toán của bạn đã bị xem là quá hạn theo quy định)

I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered (Tôi đang rất trông chờ vào việc công ty sẽ làm thế nào để bù đắp những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu)

*Apologizing (Thư xin lỗi)

Ex:

We would like to apologize for any inconvenience caused (Chúng tôi xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra) Please accept our apologies for the delay (Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi vì sự chậm trễ)

Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused (Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm những gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra)

I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow (Tôi e rằng mình không thể tham dự cuộc họp ngày mai được)

* Attaching files (Đính kèm tệp)

Ex:

I am sending you the brochure as an attachment (Tôi đã gửi cho bạn những tài liệu đính kèm)

Please find attached the file you requested (Vui lòng tìm những thông tin đính kèm mà bạn đã yêu cầu)

I am afraid I cannot open the file you have sent me (Tôi e rằng mình không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi cho tôi)

Could you send it again in PDF format? (Bạn có thể gửi nó lại một lần nữa ở định dạng PDF được không?)

3. Phần kết thư email tiếng anh

- Trước khi kết thúc thư, bạn hãy viết thêm một trong những câu sau (nếu bạn thấy cần thiết)

Ex:

Thank you for your patience and cooperation (Cảm ơn sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn) Thank you for your consideration (Cảm ơn sự quan tâm của bạn)

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know (Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay sự quan tâm nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết)

I look forward to hearing from you (Tôi mong chờ được nghe tin từ bạn)

-  Sau đó hãy kết thúc thư Ex: Yours faithfully (Trân trọng)

 Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam Yours sincerely (Trân trọng)

 Nếu bạn bắt đầu bằng cách viết tên,

ví dụ Dear Mr. Castle, Mrs. Beckket Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Trân trọng)  Phổ biến trong Anh-Mỹ

4. Một số lưu ý khi viết một email bằng tiếng anh

- Trong khi viết “Formal Email”, hãy nhớ rằng đừng viết tắt. Ví dụ “I’m” hãy đổi thành “I am”, “You can’t” đổi thành “You cannot”,…

Cách viết Informal Email

1. Phần mở đầu 

Cũng như trong bất kì lá thư nào, hãy mở đầu bằng một lời chào

Ex:Hi Julliet Hello John Dear mom/ dad

2. Phần thân email

- Giống như phần trên đã trình bày, bạn hãy đi nhanh vào vấn đề, mục đích chính của bức email

Ex:

Just a quick note to invite you to my birthday party/ to tell you that we will organize a birthday party for my brother (Nói một cách ngắn gọn là tôi muốn mời bạn đến buổi tiệc sinh nhật của tôi/ để nói với bạn rằng chúng tôi sẽ tổ chức một bữa tiệc sinh nhật cho em trai của tôi)

This is to invite you to join us for dinner (Bức thư này để mời bạn tham gia với chúng tôi trong bữa ăn tôi nay)

- Hoặc nếu bạn đang trả lời một bức thư thì hãy nói

Ex:

Thanks for your e-mail, it was wonderful to hear from you (Cảm ơn email của bạn, thực sự là rất tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn)

I wanted to let you know that I have just graduated for 3 days (Tôi muốn cho bạn biết tôi vừa mới tốt nghiệp cách đây 3 ngày)

I’m writing to tell you about my last holiday (Tôi viết thư để kể cho bạn nghe về kì nghỉ lễ vừa rồi của tôi)

Một số nội dung khác thường sử dụng khi viết một email bằng tiếng Anh

* Making a request/ asking for information (Đưa ra một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin)

Ex:

I was wondering if you could come and see me sometime next week (Tôi đã băn khoăn không biết bạn có thể đến thăm tôi vào tuần tới không)

Do you think you could call Hendry for me? I lost his phone number (Bạn có thể gọi cho Hendry giùm tôi không? Tôi làm mất số điện thoại của anh ấy rồi)

Can you call me back asap (as soon as possible)? (Bạn có thể gọi cho tôi càng sớm càng tốt không?)

* Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)

Ex:

I’am sorry, but I can't make it/ come tomorrow (Tôi xin lỗi nhưng ngày mai tôi không đến được)

I’m happy to tell you that my sister and Robert are getting married next month (Tôi vui mừng thông báo cho bạn rằng chị gái tôi và Robert sẽ kết hôn vào tháng tới)

Do you need a hand with moving the furniture? (Bạn có cần phụ một tay để di chuyển đồ nội thất không?)

Would you like me to come early and help you clear up the place? (Bạn có muốn tôi đến sớm và phụ bạn dọn dẹp chỗ đó không?)

* Complaining (Phàn nàn)

Ex:

I’m sorry to say that you’re late with the payments (Tôi rất tiếc phải nói rằng bạn đã trễ hẹn với các khoản thanh toán)

I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to us wasn't as nice as we'd expected (Tôi hi vọng bạn sẽ không buồn nếu tôi nói rằng chỗ mà bạn đề nghị chúng tôi chuyển đến không tốt như chúng ta mong đợi)

* Apologizing (Thư xin lỗi)

Ex:

I’m sorry for the trouble I caused (Tôi xin lỗi vì những rắc rối mà tôi gây ra)

I promise it won’t happen again (Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa)

I’m sorry, but I can’t come to the preference next month (Tôi xin lỗi nhưng tôi không thể tham dự buổi hội thảo vào tháng tới được)

* Attaching files (Tệp đính kèm)

Ex:I’m attaching/sending you our wedding photos (Tôi đã gửi cho bạn những tấm ảnh cưới của chúng tôi)

Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format? (Xin lỗi, tôi không thể mở nó ra được. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?)

3. Phần kết thúc

- Cũng như trong “formal email”, trước khi kết thúc thư bạn hãy thêm một trong những câu sau đây

Ex:Hope to hear from you soon (Tôi hi vọng sẽ nghe tin tức từ bạn sớm nhất)

I’m looking forward to seeing you (Tôi đang trông chờ để gặp bạn)

- Cuối cùng hãy kết thúc thư bằng 1 số ví dụ thưởng gặp.

Thanks, (Cảm ơn) Thank you, (Cảm ơn bạn) With gratitude, (Với lòng biết ơn) Sincerely, (Trân trọng) Sincerely yours, (Trân trọng) Yours sincerely, (Trân trọng) Yours truly, (Trân trọng) Regards, (Kính trọng) Best, Best regards, Fond regards, Best wishes, Sincerely,

Ex: Love, Jenny Thanks, John Take care, dad Yours, Lily

Cách viết một email bằng tiếng anh chuyên nghiệp cần tránh những lỗi gì?

  • Không viết tắt, đặc biệt là với các tư như I am, I will, I have seen, I do not. Bạn nên viết đầy đủ để thể hiện sự sang trọng và lịch sự.
  • Không sử dụng tiếng lóng, từ thông tục trong thư.
  • Với ngôi thứ nhất nên sử dụng từ “would like” thay cho từ “want”.
  •  Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên).
  • Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …
  • Câu văn ngắn gọn, súc tích, có đầy đủ các thành phần của câu. Sử dụng từ đơn giản để tránh hiểu nhầm.
  • Chú ý các dấu câu như dấu chấm, dấu phẩy. Hạn chế sử dụng dấu chấm than (!)
  • Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả.

Các từ viết tắt thường dùng khi khi viết email tiếng Anh

Nếu bạn viết thư cho bạn bè, thể hiện mức độ thân thiết thì có thể sử dụng các từ viết tắt như sau:

  • ASAP = as soon as possible
  • CC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)
  • ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
  • PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
  • PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)
  • PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
  • RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

tu khoa

  • viết email bằng tiếng anh trong kinh doanh
  • cách viết email tiếng anh thương mại
  • cách viết hóa đơn chiết khấu thương mại
  • cách viết hóa đơn giảm giá hàng bán
Gửi nhận xét!

BÌNH LUẬN TỪ THÀNH VIÊN
  • vasnettut2017tFence 4 Ngày qua

    Предлагаем услугу,по добавлению/удалению положительных/отрицательных отзывов, о Вашей компании,продукции,услугах.
    Также видео-отзывы.Любой человек который собирается что либо купить, или заказать (товар/услугу) - сначала вбивает в поисковую строку следующую фразу - Отзывы о компании,фирме и тут можете быть именно Вы!
    И если человек видит положительные отзывы или отрицательные, он сразу же принимает решение! Какое? Всё зависит от Вас!Удалим любой негатив из сети. Также предлогаем прогон по более чем 200+ тысяч предприятий через обратную форму связи!
    Контакты! vastutnet2017(собачка)mail(точка)ru . Telegram (собачка)VasTutNet тлф/Viber/WhatsApp +7(937)3688977 сайт vastutnet(точка)ru

    Trả lời
  • MikeRhype 4 Ngày qua

    Hi,

    We started great new movie project, could you support us and share link on your site?
    Its a free online movie source https://moviesto.me with free registration
    Thanks!

    Trả lời
  • Augustscoro 5 Ngày qua

    doctor who planet of the dead full episode <a href=http://rivotril.page4.me/>rivotril kaufen</a> buy nexus 10 tablet

    Trả lời
  • Andrewpoima 1 Tuần qua

    Корпорация работает с изготовлением, конструированием и установкой очистных конструкций «Танк» (септик).


    <a href=http://cinema-24.online/hd-filmy/>смотреть фильмы</a>

    Trả lời
  • Catsnamespr 2 Tuần qua

    I bought the cat didn't know what to call him. Found here full list girl cat names http://allcatsnames.com/girl-cat-names of names for cats.




    Trả lời
  • SmirnovaAV 3 Tuần qua

    У вас мало клиентов с вашего сайта?
    Мы предлагаем продвижение вашего сайта по вашей адекватной цене, которую вы назначите.
    Мы определим за вашу цену, работы по вашему сайту и будем ежемесячно выполнять этот обьем.
    Опыта у нас достаточно, чтобы использовать любые методы продвижения с вашего согласия.
    Если заинтересовало наше предложение, пишите свой сайт нам на майл seocompozit@gmail.com или смс +79258313539.


    You have few clients from your website?
    We offer promotion of your website by your adequate price which you appoint.
    We will determine for your price, work on your website and we will monthly carry out this amount.
    We have enough experience to use any methods of advance from your consent.
    If has interested our offer, write to us about your site seocompozit@gmail.com.

    Trả lời
  • Lê Đăng Khương 3 Tuần qua

    Hay lắm Địt bà mày.

    Trả lời
  • Lê Đăng Khương 3 Tuần qua

    Hay lắm Địt bà mày.

    Trả lời
  • apfihetejudud 1 Tháng qua

    http://dapoxetine-onlinepriligy.net/ - dapoxetine-onlinepriligy.net.ankor <a href="http://ventolinsalbutamol-buy.org/">ventolinsalbutamol-buy.org.ankor</a> http://ventolinsalbutamolbuy.org/

    Trả lời
  • ocilaziro 1 Tháng qua

    http://dapoxetine-onlinepriligy.net/ - dapoxetine-onlinepriligy.net.ankor <a href="http://ventolinsalbutamol-buy.org/">ventolinsalbutamol-buy.org.ankor</a> http://ventolinsalbutamolbuy.org/

    Trả lời